Veel bedrijven gebruiken nog steeds Excel voor werkelijk alles, van verkoopcijfers tot tijdregistratie. Vroeger was het ook de uitverkoren software voor contactbeheer… maar op dat vlak is Excel inmiddels achterhaald.

Nadelen van Excel

Excel wordt soms smalend de slechtste CRM-tool ter wereld genoemd, om de eenvoudige reden dat de software daar niet voor ontwikkeld werd. Excel is erg populair voor allerhande toepassingen, maar scoort slecht op vlak van contactbeheer: je kan klant- of contactgegevens ingeven… en daar stopt het ook. Wie zijn je klanten? Welk profiel hebben ze? Wat brengen ze op? Met die informatie zou je beter op hun behoeften kunnen inspelen en zo sterkere verkoopresultaten realiseren.

Maar Excel heeft natuurlijk ook een paar sterke punten:

• het is gebruiksvriendelijk
• bijna iedereen kent de tool
• alle gegevens vind je terug in één enkele spreadsheet

Het is dus geen wonder dat Excel zo geliefd is. Helaas duurt het niet lang voor je de beperkingen ervan leert kennen.

Manuele data-invoer

Excel kan je voor talloze toepassingen inzetten, maar hoe dan ook moet je alles manueel invoeren. Je moet zelf alle data  toevoegen die je in de spreadsheet wil bewaren. Klantgegevens invoeren en aanpassen wordt zo immens tijdrovend en het proces vergroot de kans op verkeerde gegevens: wie manueel gegevens invoert, is immers gedoemd om fouten te maken.

Tijdverlies

Contacten beheren in Excel is niet het enige waar je tijd mee verliest. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wil gieten, stroop je maar beter je mouwen op: selecteer de juiste data, creëer rijen en kolommen, maak grafieken in verschillende vormen –  verkies je liever een staaf- of cirkeldiagram?

Ook als je facturen maakt met Excel, is er geen enkele manier om het proces te automatiseren… en als het niet automatisch gebeurt, loopt het vaak fout.

Moeilijk samenwerken in realtime

Natuurlijk kan je de bestanden wel met elkaar delen, maar in realtime bewerken? Met de standaardversie van Excel kunnen meerdere gebruikers niet tegelijkertijd een spreadsheet aanpassen.

Ook Google Sheets is niet ideaal: het heeft minder features, het laadt trager, opmaken en printen zijn moeilijker… Met andere woorden: als je dringend een bestand nodig hebt waar één van je collega’s bezig mee is, zal je op je beurt moeten wachten. Of nóg een kopie maken – met de reële kans dat je ze achteraf vergeet samen te voegen.

Ja, het werkt, maar snel en praktisch zijn niet meteen de woorden die hierbij te binnen schieten.

Excel vs. CRM: een vergelijking

Deze lijst vat mogelijke nadelen van Excel samen en toont aan hoe we ze helpen tegen te gaan.

Extra voordelen van CRM

Gepersonaliseerde communicatie

Een CRM-tool dient als een centraal klantenbestand en is het beginpunt van al je communicatie en marketingboodschappen. Met een CRM-database hou je alle interacties bij tussen jou, leads, klanten, leverancier – noem maar op. Je verzamelt de data van al je contacten en kan daardoor beter inspelen op hun individuele wensen en een persoonlijke aanpak hanteren.

Toegang tot data in realtime

CRM laat je toe om je klanten efficiënter te beheren en sales eenvoudig en kostenefficiënt op te volgen. Op elk moment en elke plaats heb je de juiste data ter beschikking, zodat je steeds weloverwogen strategische beslissingen kan maken. Data helpt je zo beter te verkopen. Bovendien kan je Excel-bestanden meestal heel makkelijk in je CRM-tool importeren.

Waarom zou je voor CRM-software kiezen?

Met een CRM pakket win je belangrijke inzichten in de wensen en voorkeuren van je contacten. Alle data en elke vorm van communicatie wordt in één database bewaard, waardoor je de focus kan verschuiven naar klanttevredenheid, betere samenwerking en globale analyses. Automatiseer administratieve taken, zodat je team tijd wint om te investeren in belangrijker werk.