Wanneer een betalingsherinnering sturen? Dit is hét perfecte moment!

Facturen uitsturen is één ding, maar opvolging is minstens zo belangrijk. Vroeg of laat krijg je als ondernemer te maken met klanten die niet tijdig betalen. Dat is frustrerend, maar met een goede strategie voor betalingsherinneringen voorkom je cashflowproblemen én behoud je een professionele relatie met je klant.

In deze blog ontdek je wanneer je best een betalingsherinnering stuurt, hoe je dat doet op een correcte manier én hoe tools zoals Compufact je daarin kunnen ondersteunen. Want goed opvolgen is geen agressie het is efficiënt zakendoen.

---

Wanneer een betalingsherinnering sturen?

De ideale timing is afhankelijk van je betaalvoorwaarden. Als standaard geldt: de eerste herinnering stuur je 5 tot 7 dagen na de vervaldatum. Waarom? Je geeft je klant wat ademruimte, maar toont ook dat je waakt over je administratie.

Aanbevolen herinneringsschema:

Moment	Actie
1-2 dagen vóór vervaldag	Vriendelijke herinnering (optioneel)
5-7 dagen ná vervaldag	Eerste betalingsherinnering
14 dagen ná vervaldag	Tweede, kordate herinnering
30 dagen ná vervaldag	Laatste aanmaning of ingebrekestelling

Bij elke stap blijf je professioneel, kort en beleefd. Dankzij software zoals Compufact kun je dit hele proces automatiseren.

---

Waarom op tijd opvolgen belangrijk is

Te laat herinneren betekent vaak te laat betaald worden. Cashflow is de levensader van je onderneming. Door tijdig een betalingsherinnering te sturen:

• Krijg je sneller je geld

• Verminder je risico op wanbetaling

• Toon je dat je je administratie serieus neemt

• Blijf je in controle zonder juridische stappen te moeten ondernemen

---

Hoe ziet een goede betalingsherinnering eruit?

Een goede herinnering is helder, zakelijk en vriendelijk. Dit zet de toon:

Onderwerp: Herinnering: openstaande factuur CF2025-008

Beste [Naam klant],

Volgens onze administratie staat de betaling van factuur CF2025-008 van € 780 nog open.

De vervaldatum was 12 mei 2025.

We willen je vriendelijk vragen dit zo spoedig mogelijk in orde te brengen.

Voor vragen mag je ons altijd contacteren.

Met vriendelijke groet,

Het Compufact-team

Gebruik gerust Compufact om deze sjablonen automatisch in te stellen per klant of factuurtype.

---

Betalingsherinneringen en de wet in België

Je bent als ondernemer wettelijk gemachtigd om betalingsherinneringen te versturen. Na de laatste aanmaning (vaak 30 dagen na vervaldatum) mag je een ingebrekestelling sturen. Hierin geef je aan dat je verdere stappen overweegt (zoals incasso of gerechtelijke procedure).

Let wel: geen rente of kosten aanrekenen zonder vooraf in je algemene voorwaarden op te nemen.

---

Tips om sneller betaald te worden

• Vooraf duidelijke betaalvoorwaarden communiceren

• Gebruik een professioneel e-facturatiepakket zoals Compufact

• Stuur een herinnering net vóór de vervaldag

• Automatiseer je opvolging met reminders via mail of sms

• Voeg een betaallink toe aan je factuur

---

Met Compufact automatisch betalingsherinnering sturen

Compufact laat je automatisch betalingsherinneringen verzenden via e-mail, volledig gepersonaliseerd. Jij stelt de herinneringsregels in Compufact doet de rest. Zo verlies je geen tijd aan manuele opvolging en blijft je administratie op orde.

Voordelen:

• Instelbaar op klantniveau

• Sjablonen op maat per herinneringsfase

• E-mailtracking: zie wanneer herinneringen geopend worden

• Koppeling met Peppol voor e-facturen en opvolging

---

Wanneer betalingsherinnering sturen?

Kort samengevat: wacht niet te lang. Wanneer betalingsherinnering sturen? Idealiter verstuur je de eerste herinnering 5 tot 7 dagen na vervaldag. Gebruik professionele taal, wees duidelijk, en kies voor een systeem dat jou ondersteunt zoals Compufact.

---

Veelgestelde vragen

Wat als ik geen herinnering stuur?

Je klant betaalt mogelijk later of niet. Herinneren is een noodzakelijke stap in professioneel zakendoen.

Hoeveel herinneringen mag ik sturen?

Zoveel als nodig is. Maar beperk je tot max. drie duidelijke fases en overweeg daarna een ingebrekestelling.

Kan ik herinneringen automatisch sturen met Compufact?

Ja, dat is een van de kernfuncties. Je stelt zelf in na hoeveel dagen de herinnering automatisch wordt verzonden.

Hoe blijven klanten positief ondanks herinneringen?

Door vriendelijk te blijven en duidelijk te communiceren. Herinneringen zijn professioneel, geen beschuldigingen.

Wat als de klant nooit reageert?

Dan is het tijd voor juridische stappen. Compufact helpt je met documentatie die je makkelijk kunt exporteren.

Moet ik mijn accountant inlichten bij herinneringen?

Handig om te doen bij langdurige wanbetalingen of fiscale gevolgen. Via Compufact kan je eenvoudig rapporteren.

---

Conclusie

Een goede betalingsopvolging is essentieel voor elke onderneming. Door de juiste timing en duidelijke communicatie bewaar je de cashflow én je klantrelatie. Gebruik een betrouwbaar systeem zoals Compufact om herinneringen professioneel te automatiseren en laat je administratie voor je werken.

---

Wil je ook sneller betaald worden?

Vraag vandaag nog je gratis demo aan bij Compufact.